21. Oktober 2024
Die Gestaltung einer erfolgreichen Candidate Journey und eines strukturierten Onboarding-Prozesses sind entscheidende Schritte in der heutigen Arbeitswelt. Denn diese Phasen haben maßgeblichen Einfluss darauf, ob sich Bewerber:innen bzw. neue Mitarbeiter:innen bei Arbeitgeber:innen wohl und gut aufgehoben fühlen – oder eben nicht! Denn leider werden die damit verbundenen Anforderungen in vielen Unternehmen immer noch nicht ausreichend berücksichtigt…
In diesem Artikel werden wir die Do’s und Don’ts von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einarbeitung beleuchten, um Ihnen wichtige Hilfestellungen für die optimale Gestaltung dieser entscheidenden Prozesse zu bieten. Wir werden uns zunächst mit den Definitionen von Candidate Journey und Onboarding-Prozess befassen, bevor wir uns den konkreten Empfehlungen für eine erfolgreiche Umsetzung zuwenden.
Beherzigen Sie unsere Hinweise und stellen Sie auf diese Weise sicher, dass Ihre Bewerber:innen eine positive Erfahrung machen und neue Mitarbeiter:innen erfolgreich integriert werden können.
Falls Sie sich erinnern: Wir haben bereits vor Kurzem einen Beitrag zum Thema Candidate Journey veröffentlicht, in dem wir ausführlich über alle Phasen, die diese beinhaltet, gesprochen haben. Falls Sie Ihre Erinnerungen auffrischen wollen oder den Beitrag verpasst haben, lesen Sie gerne hier nach.
Der Vollständigkeit halber dennoch eine kurze Erläuterung, worum es sich bei der Candidate Journey handelt: Gemeint ist hiermit die Gesamtheit der Erfahrungen, die Bewerber:innen durchlaufen, während sie sich auf eine Stelle in einem Unternehmen bewerben. Dieser Prozess umfasst die Phasen von der ersten Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen bis zur finalen Entscheidung über die Bewerbung. Dabei geht es nicht nur um die formalen Schritte, sondern auch um die emotionalen und psychologischen Aspekte, die den Eindruck und die Bindung der Bewerber:innen an das Unternehmen beeinflussen.
Verläuft der Bewerbungsprozess erfolgreich, schließt sich der Onboarding-Prozess nahtlos an und ist zumindest in seinen Anfängen ebenfalls ein Bestandteil der Candidate Journey. Es handelt sich hierbei um den strukturierten Ablauf, bei dem neue Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen eingeführt, in das Team integriert und mit den neuen Aufgaben vertraut gemacht werden. Dieser Prozess beginnt in der Regel am ersten Arbeitstag und erstreckt sich über die ersten Wochen oder Monate im Unternehmen. Das Ziel des Onboardings ist es, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen sich schnell in ihrer neuen Rolle zurechtfinden, produktiv arbeiten können und sich in das Team und die Unternehmenskultur integrieren. Es umfasst die Bereitstellung von Informationen, Schulungen und Mentoring-Programme sowie die Unterstützung durch Ansprechpersonen und Vorgesetzte, um den Übergang ins Unternehmen so reibungslos wie möglich zu gestalten.
In der heutigen Arbeitswelt wird zwar oft betont, wie wichtig eine positive Candidate Journey und im Folgenden dann ein strukturiertes Onboarding sind. Jedoch wird den hiermit einhergehenden Anforderungen in vielen Unternehmen noch immer nicht das erforderliche Maß an Aufmerksamkeit geschenkt.
Wie sieht es da bei Ihnen aus…?
Prüfen Sie zunächst die Struktur und Qualität Ihrer aktuellen Candidate Journey anhand der nachfolgenden Do’s and Don’ts.
Bauen Sie eine klar strukturierte Karriereseite auf, auf der nicht nur Stellenangebote präsentiert, sondern auch authentische Einblicke in Ihre Unternehmenskultur gewährt werden, z.B. in Form von Bildern, Videos und Mitarbeiterstimmen. Durch diese Einblicke können Interessent:innen besser einschätzen, ob die Unternehmenskultur zu den eigenen Zielen und Bedürfnissen passt. In der Folge werden sich mehr qualifizierte Kandidat:innen bewerben, die nicht nur fachlich geeignet sind, sondern auch eine intrinsische Motivation mitbringen und gut zu Ihrer Unternehmensphilosophie passen.
Sind Kandidat:innen auf Sie aufmerksam geworden, werden sie weitere Informationen über Sie als Arbeitgeber einholen wollen. Ist die Onlinepräsenz dann allerdings nichtssagend oder fehlt sie komplett, wird das Interesse schnell wieder nachlassen. Achten Sie auf eine professionelle, ansprechende Außendarstellung Ihres Unternehmens, die außerdem leicht zu finden ist, damit potenzielle Bewerber:innen bei der Stange gehalten werden.
Gestalten Sie einen effizienten, interaktiven und – wenn möglich – mobil-optimierten Bewerbungsprozess. Die Bewerbung selbst sollte im Bestfall nur wenige Minuten dauern, der gesamte Prozess maximal 6 Wochen. Mit einem einfachen, modernen und reibungslos funktionierenden Bewerbungsprozess bieten sie nicht nur eine positive Candidate Experience, sondern können sich auch deutlich von Ihrer Konkurrenz abheben, die noch auf veraltete Verfahren setzt.
Bitte bedenken Sie: In einer Bewerbung stecken Zeit, Gedanken und auch ein gutes Stück Hoffnung. Behandeln Sie die Unterlagen, vor allem aber die Person dahinter mit angemessener Wertschätzung und Respekt. Das gilt sowohl hinsichtlich etwaiger Rückmeldungen als auch bei jedem persönlichen Kontakt.
Bewerber:innen sollten während des Bewerbungsprozesses eine konkrete Ansprechperson haben, die ihre Fragen beantworten kann und sie unterstützt. Eine freundliche Kommunikation und die Bereitschaft, auf Anliegen einzugehen, schaffen nicht nur Vertrauen, sondern sind auch ein wesentlicher Bestandteil einer positiven Candidate Experience. Das gilt natürlich auch in der anschließenden Onboarding-Phase!
Wir verstehen, dass Recruiting-Prozesse wohldurchdachte Entscheidungen erfordern und dementsprechend Zeit in Anspruch nehmen können. Unprofessionell ist es jedoch, bemühte Bewerber:innen über Wochen ohne irgendeine Form der Rückmeldung warten zu lassen. Eine Eingangsbestätigung der entsprechenden Unterlagen ist ein Muss, besser noch wäre eine erste persönliche Kontaktaufnahme. Gewährleisten Sie Transparenz, an welchem Punkt des Bewerbungsprozesses sich die Person gerade befindet. Natürlich erhoffen sich Kandidat:innen im Normalfall eine Zusage – genauso wichtig ist es jedoch, zeitgerecht zu kommunizieren, falls es doch nicht passt. So wissen Bewerber:innen, woran sie sind, und können sich neu orientieren.
Auch bei der Entwicklung eines effizienten Onboarding-Prozesses sind einige Dinge zu beachten, um neuen Mitarbeiter:innen von Beginn an das gute Gefühl zu vermitteln, mit Ihnen als Arbeitgeber:in die richtige Wahl getroffen zu haben.
Der Vertrag ist unterschrieben und der erste Arbeitstag nähert sich. Entwickeln Sie einen detaillierten und strukturierten Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter:innen. Dieser Plan sollte die ersten Wochen und Monate im Unternehmen abdecken und klare Schritte und Ziele für die Einarbeitung festlegen. Das ermöglicht es neuen Mitarbeiter:innen, sich schnell in ihrer Rolle zurechtzufinden und produktiv zu arbeiten. Noch angenehmer wird es für beide Seiten, wenn Sie Ihren Neuzugängen bereits vor dem ersten Arbeitstag Zugang zu Schulungsplattformen und anderen informativen Inhalten gewähren, sodass die betreffenden Personen ihrem Arbeitsantritt vorbereitet und gelassen entgegenblicken können.
Vermeiden Sie es um jeden Preis, Neuzugänge ohne klaren Plan oder Struktur mit ihren neuen Aufgaben allein zu lassen. Ein chaotisches oder unstrukturiertes Onboarding kann dazu führen, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen überfordert und desorientiert fühlen, was sich negativ auf ihre Motivation und Produktivität auswirken kann. Bedenken Sie: Viele Arbeitnehmer:innen wagen den Schritt zum Wechsel in ein anderes Unternehmen, weil sie sich dort bessere Chancen und Arbeitsumstände erhoffen. Umso größer ist die Enttäuschung, wenn bereits der Start holprig ist!
Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter:innen herzlich willkommen geheißen und in das Team integriert werden. Persönliche Begrüßungen, Vorstellungsrunden und Einblicke in alle Abteilungen helfen dabei, von Anfang an eine positive Bindung zu Kolleg:innen und dem Unternehmen aufzubauen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen.
Sind Sie schon mal bei jemandem aufgetaucht in dem Glauben, man würde Sie erwarten – und dann war es gar nicht so? Im Gegenteil, die Person wusste nichts von Ihrem Erscheinen, war entsprechend unvorbereitet oder sogar gestresst… Falls Sie das nie erlebt haben, vertrauen Sie uns: Das ist für keine der beiden Seiten ein schönes Gefühl und kann extrem verunsichern.
Und genau das gilt es bei Arbeitsantritt Ihres Neuzugangs zu verhindern! Informieren Sie alle Beteiligten frühzeitig. Und das bedeutet: Sowohl die neuen Mitarbeiter:innen bezüglich der Planung für ihren ersten Arbeitstag als auch die zuständigen Ansprechpersonen oder Mentor:innen darüber, was bezüglich der Einweisung von ihnen erwartet wird. So stellen Sie sicher, dass der Start für alle Beteiligten reibungslos verläuft und sich niemand alleingelassen oder überrumpelt fühlt!
Bieten Sie regelmäßiges Feedback und Unterstützung während der Onboarding-Phase. Fragen Sie neue Mitarbeiter:innen nach ihren Erfahrungen und Bedenken und reagieren Sie entsprechend darauf. Dies zeigt, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden und ihren Erfolg im Unternehmen kümmern.
Lügen haben kurze Beine – und im Onboarding-Prozess kann sich das schneller zeigen, als das Arbeitgeber:innen lieb sein könnte… Bitte bleiben Sie bezüglich der gebotenen Bedingungen in Ihrem Unternehmen immer bei der Wahrheit und machen Sie bestehenden sowie zukünftigen Mitarbeiter:innen gegenüber keine falschen Versprechungen. Wie groß muss die Enttäuschung seitens neuer Mitarbeiter:innen sein, wenn sie feststellen müssen, dass es bei dem vermeintlichen “employer of choice” ähnlich oder sogar noch schlimmer zugeht wie am vorherigen Arbeitsplatz, den man gerne verlassen wollte? Eine ehrliche und transparente Kommunikation von Anfang an schafft Vertrauen, bildet die Grundlage für eine langfristige sowie erfolgreiche Zusammenarbeit – und verhindert böse Überraschungen!
Die Gestaltung einer erfolgreichen Candidate Journey und Onboarding-Phase erfordert Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Wichtig ist es, diese beiden Phasen im engen Zusammenspiel zu betrachten: Der Eindruck der Kandidat:innen während der Bewerbungsphase kann noch so positiv sein – wenn sie sich dafür in der anschließenden Einarbeitungsphase überfordert und alleingelassen fühlen oder bemerken, dass die angepriesenen Arbeitsbedingungen nicht der Wirklichkeit entsprechen, wird sich dies negativ auf den Gesamteindruck, auf die Motivation und Produktivität auswirken.
Auf welche Praktiken greifen Sie zurück, um nicht nur eine positive Bewerbererfahrung, sondern auch ein effizientes Onboarding zu gewährleisten?
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