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Das perfekte Onboarding

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Tipps und Tricks zur Gestaltung einer erfolgreichen Einarbeitungsphase

Sie haben es geschafft! Für Ihre vakanten Stellen konnten Sie erstklassige Talente gewinnen, die Verträge sind unterzeichnet, und der erste Arbeitstag rückt näher. Doch jetzt beginnt das eigentliche Spiel: das Onboarding. Es ist nicht nur der formale Akt des Vorstellens, sondern der Schlüssel zur langfristigen Mitarbeiterbindung und Spitzenleistung.

Aber wie sieht es denn nun eigentlich aus, das perfekte Onboarding? Von der Bedeutung dieses Prozesses bis hin zu praktischen Tipps für die Gestaltung zeigen wir Ihnen, wie Sie sicherstellen können, dass der erste Arbeitstag Ihrer Neuzugänge zum prägenden Beginn einer erfolgreichen Zusammenarbeit wird.

Inhalt:

  • Die Bedeutung des Onboardings

  • Phase 1: Alles eine Sache der Vorbereitung…

    • Willkommenspaket

    • Mentor:innen beauftragen

    • Ausrüstung vorbereiten

  • Phase 2: Vor dem Onboarding

    • Empfang & Vorstellung

    • Strukturen und Prozesse kennenlernen

    • Werte, Visionen und Ziele vermitteln

    • Alles zu seiner Zeit…

  • Phase 3: Langfristige Integration

    • Mentoring und Weiterbildung

    • Feedback und Anpassung: Kontinuierliche Verbesserung

  • Fazit: Erfolgreiches Onboarding als Investition

Die Bedeutung des Onboardings

Der erste Arbeitstag ist mehr als nur eine formale Begrüßung – er legt den Grundstein für die langfristige Bindung Ihrer neuen Mitarbeiter:innen. Ein effektives Onboarding geht über reine Information hinaus. Es schafft eine emotionale Verbindung und ein Gefühl der Zugehörigkeit. In den folgenden Abschnitten zeigen wir, wie Sie diese Bindung aufbauen und pflegen können, um den Erfolg Ihrer Mitarbeiter:innen nachhaltig zu fördern. 

Für eine bessere Übersichtlichkeit haben wir den Prozess in drei Phasen aufgeteilt

Phase 1: Vor dem Onboarding

(Fast) jeder oder jede von uns war irgendwo schon einmal “der Neuzugang” – ob in der Schule, in einem Sportverein oder bei der Arbeit. Dass man sich hierbei nervös fühlt, gehört für viele dazu. 

Allerdings können Sie als Arbeitgeber:in dafür sorgen, dass die Unsicherheit einer positiven Aufregung und Vorfreude weicht. In diesem Fall ist eine gute Vorbereitung bereits die halbe Miete…

Willkommenspaket

Bestenfalls haben Ihre neuen Mitarbeiter:innen schon während des Bewerbungsprozesses wertvolle Einblicke in Ihre Arbeitskultur erhalten. Trotzdem sollen jene auch weiterhin die Chance haben, das Unternehmen vorab kennenzulernen und sich auf ihren Arbeitsantritt entsprechend vorzubereiten. Wie wäre es zum Beispiel mit einem liebevoll zusammengestellten Willkommenspaket, welches nicht nur informative Unterlagen, sondern auch ein paar Goodies wie beispielsweise Kugelschreiber, Schreibblöcke, Schlüsselanhänger und ein wenig Nervennahrung enthält? Diese Geste wirkt herzlich und signalisiert die Vorfreude Ihres Teams bezüglich der Neuzugänge. 

Mentor:innen beauftragen

Es kann sehr unangenehm sein, wenn man an seinem ersten Arbeitstag im Unternehmen auftaucht und niemand über den Neuzugang Bescheid weiß. Um sowohl neuen als auch bestehenden Mitarbeiter:innen diese Unannehmlichkeit zu ersparen, sollten Sie bereits frühzeitig Ansprechpartner:innen für die Einweisung und Einarbeitung festlegen und die betreffenden Personen entsprechend informieren. Die Mentorenschaft hat zweierlei Funktion: Sie bietet Orientierung und schafft Vertrauen. 

Ausrüstung vorbereiten

Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken darum, was Ihre neue Arbeitskraft an Ausrüstung benötigt. Stellen Sie sicher, dass jene am ersten Arbeitstag vorhanden und funktionstüchtig ist. Beachten Sie auch Lieferzeiten!

Hier eine Checkliste, an was gegebenenfalls zu denken ist:

  • Zugang zu Räumlichkeiten: 

Ist ein Schlüssel vorhanden? Wurde ein Code installiert?

  • Technische Ausrüstung (Computer, iPad, Handy):

Wurden vorhandene Geräte zurückgesetzt oder Neue angeschafft?

  • Dienstkleidung, Firmenwagen etc.:

Ist die entsprechende Ausstattung in gepflegten Zustand vorhanden oder muss sie neu angeschafft beziehungsweise angepasst werden?

  • Fester Arbeitsplatz:

Steht ein Arbeitsplatz zur Verfügung und wurde er mit erforderlichen Dingen ausgestattet (z.B. Stuhl, technische Ausrüstung, Schreibwaren)?

  • Zugangsdaten generieren: 

Wurden Kennwörter erstellt, Zugriff auf Tools gewährleistet, Lizenzen angeschafft?

Phase 2: Erster Tag, erste Woche – erster Eindruck!

Nun gilt es, die neuen Mitarbeiter:innen gebührend in Empfang zu nehmen. Ein positiver erster Eindruck schafft eine angenehme Atmosphäre und legt den Grundstein für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit. Die Gestaltung der ersten Arbeitstage in einem neuen Unternehmen ist daher entscheidend, um Vertrauen und Begeisterung für die neue Tätigkeit zu wecken. 

Empfang & Vorstellung

Beginnen Sie mit einer herzlichen Begrüßung. Lassen Sie die neuen Mitarbeiter:innen spüren, dass sie erwartet werden und dass man sich über Ihre Ankunft freut. Dass ein Teammitglied als Ansprechpartner:in für den Tag zur Verfügung steht, haben Sie bestenfalls bereits im Vorhinein geklärt (siehe oben).

Icebreaker-Aktivitäten können den Einstieg erleichtern. Sie dienen nicht nur dazu, die Namen der Kolleg:innen zu lernen, sondern schaffen auch eine positive Atmosphäre. Ein derartig entspannter Start fördert den Austausch und baut Hemmschwellen ab.

Strukturen und Prozesse kennenlernen

Was passiert wo, wer ist für was zuständig? Diese Fragen lassen sich am besten bei einem Rundgang durch die Abteilungen klären. Bei Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeiter:innen kann außerdem eine virtuelle oder physische Mitarbeitertafel mit Bildern nützlich sein, damit Neuzugänge den Überblick behalten. 

Bei der Einweisung in die administrativen Aufgaben ist es wichtig, den Prozess so reibungslos und verständlich wie möglich zu gestalten. Eine klare Einführung in die IT-Ausstattung und weitere organisatorische Abläufe sorgen dafür, dass neue Teammitglieder schnell auf Kurs kommen und mit ihren Aufgaben beginnen können.

Weiterhin ist eine ausführliche Produktschulung entscheidend, um das Verständnis für die angebotenen Leistungen zu fördern. Eine entsprechende Einweisung sollte zumindest in vereinfachter Form auch dann stattfinden, wenn die Neuzugänge ihre Tätigkeit in einer produkt-fernen Abteilung aufnehmen (z.B. Empfang oder Buchhaltung). 

Falls nötig, sollten außerdem rechtliche Aspekte geklärt und Sicherheitsunterweisungen durchgeführt werden!

talenthafen-Tipp: Stellen Sie zum Schluss eine Check-Liste zur Verfügung, in der noch einmal alle relevanten Informationen von administrativen Schritten bis zu Zuständigkeiten und Ansprechpersonen in den jeweiligen Abteilungen übersichtlich aufgeführt sind.

Werte, Visionen und Ziele vermitteln

Die Unternehmenskultur ist das Herzstück einer erfolgreichen Organisation. Hierbei geht es nicht nur darum, was Ihr Unternehmen macht, sondern insbesondere auch um das Warum

Dieser Aspekt nimmt im Rahmen des internen und externen Employer Brandings ohnehin schon eine wichtige Funktion ein. Und auch im Onboarding ist die Vermittlung der Unternehmenswerte entscheidend, um eine gemeinsame Ausrichtung zu schaffen. In allen genannten Fällen können Präsentationen, Workshops oder Videos das Mittel der Wahl sein, um Ihre Unternehmenskultur und die zugrunde liegenden Werte und Visionen anschaulich vorzustellen. 

Entscheidend ist weiterhin die kontinuierliche Kommunikation eben jener Werte: Stellen Sie sicher, dass die Botschaften zur Unternehmenskultur nicht nur am ersten Tag, sondern während der gesamten Einarbeitungszeit und darüber hinaus beständig vermittelt und gelebt werden.

Ermutigen Sie neue sowie auch bestehende Mitarbeiter:innen dazu, über ihre eigenen Erfahrungen und Gedanken zur Unternehmenskultur zu sprechen. Dies kann in Gruppenbesprechungen oder persönlichen Gesprächen geschehen. 

Und: Wenn positive Erlebnisse bezüglich der Einarbeitung in Ihrem Unternehmen öffentlich geteilt werden (z.B. auf Bewertungsportalen, in Interviews etc.), kann das Neuzugängen die Aufregung vor einem Jobwechsel und der neuen Tätigkeit bei Ihnen nehmen…

Alles zu seiner Zeit…

In den ersten Tagen gewinnt Ihr Neuzugang viele Eindrücke. Das kann spannend, aber auch kräftezehrend sein. Konzipieren Sie den Onboarding-Prozess daher so, dass sich die Person Stück für Stück an die neuen Gegebenheiten und Aufgaben gewöhnen kann. Dabei soll weder Langeweile noch Überforderung aufkommen. 

Phase 3: Langfristige Integration

Ihr Neuzugang hat sich mittlerweile gut eingelebt und ist sowohl mit den Kolleg:innen als auch mit den neuen Aufgaben vertraut gemacht geworden. Jetzt ist es an der Zeit, die langfristige Entwicklung zu fördern. 

Mentoring und Weiterbildung

Durch ein andauerndes Mentoring, bei dem erfahrene Mitarbeiter:innen als Ansprechpersonen fungieren (siehe oben), sowie kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen sich stets auf dem neuesten Wissensstand befinden, sich weiterentwickeln und im Unternehmen engagiert bleiben. Transparente Karrierepfade helfen dabei, Aufstiegschancen und Zukunftsperspektiven aufzuzeigen.

Feedback und Anpassung: Kontinuierliche Verbesserung

Holen Sie sich bei den involvierten Mitarbeiter:innen bezüglich der Gestaltung und Qualität des derzeitigen Onboarding-Prozesses Feedback ein. Denn dieser sollte kontinuierlich überprüft und bei Bedarf optimiert werden. 

Ermutigen Sie insbesondere Ihre Neuzugänge dazu, ihre Perspektiven zu teilen, und bieten Sie Prozesse und Tools für konstruktive Rückmeldungen. Ob formelle Überprüfungen oder persönliche Gespräche – der Schlüssel liegt darin, einen ständigen Austausch zu etablieren, um Stärken zu fördern und Herausforderungen anzugehen. 

Anpassung bedeutet jedoch nicht nur Reaktion, sondern auch Proaktivität. Identifizieren Sie frühzeitig neue Trends und Möglichkeiten, um Ihre Prozesse im Allgemeinen und in diesem speziellen Falle das Onboarding weiterzuentwickeln. Lernen Sie aus Erfahrungen und passen Sie Strategien an, um eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern und die Einarbeitung für alle zukünftigen Neuzugänge optimal zu gestalten.

Fazit: Erfolgreiches Onboarding als Investition

Ein strukturiertes Onboarding ist für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen von hohem Wert.

Aber Achtung! Es geht hierbei nicht allein darum, dass neue Mitarbeiter:innen möglichst schnell mit ihren Aufgaben vertraut gemacht werden, damit diese effizient bearbeitet werden können.  Vielmehr sollte das Ziel sein, dass neue Mitarbeiter:innen sich von Anfang an in die Unternehmenskultur integrieren und ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickeln können. Ein gutes Onboarding schafft eine positive Atmosphäre, in der sich die neuen Team-Mitglieder willkommen und geschätzt fühlen. Es berücksichtigt nicht nur die fachliche Einarbeitung, sondern auch die Vermittlung von Unternehmenswerten, Visionen und gemeinsamen Zielen. 

Wer Zeit, Geld und Gedanken in den Aufbau entsprechender Prozesse investiert, fördert nicht nur langfristiges Engagement und eine fruchtbare Zusammenarbeit im Unternehmen, sondern kann auch potenzielle Arbeitskräfte von sich überzeugen, die großen Wert auf eine solide Einarbeitung legen. Denn Ihre diesbezüglichen Bemühungen werden sich auf Bewertungsprotalen und anderen Kanälen positiv herumsprechen… 

Welcher der genannten Aspekte ist für Sie persönlich im Onboarding-Prozess am wichtigsten und warum?



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