Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
talenthafen GmbH, Friesenweg 44, Haus 24C, 22763 Hamburg,
vertreten durch den Geschäftsführer Wojciech Nowak.
Telefon: 0176 31371144, E-Mail: info@talenthafen.com
Handelsregister: Amtsgericht Hamburg, HRB 185501.
Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@talenthafen.com.
Unser externer Datenschutzbeauftragter:
Rechtsanwalt Michael F. Ochsenfeld, OCHSENFELD+COLL Rechtsanwälte, Bahnhofsallee 9, 31134 Hildesheim, Telefon: +49 (0)5121 10 22 1-0, E-Mail: ticket@ochsenfeld.com.
2. Allgemeine Hinweise
2.1 Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO: mit Ihrer Einwilligung (lit. a), zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (lit. b), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (lit. c) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte überwiegen (lit. f). Soweit wir auf Endgeräten Informationen speichern oder auslesen, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 TDDDG. Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage nennen wir bei der einzelnen Verarbeitung.
2.2 Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, in der Regel sechs bzw. zehn Jahre) bestehen. Konkrete Speicherfristen nennen wir bei der einzelnen Verarbeitung.
2.3 Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen für einzelne Verarbeitungen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unserer Weisung tätig werden (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
2.4 Übermittlung in Drittländer
Einige der von uns eingesetzten Dienstleister verarbeiten Daten in den USA. Soweit die Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert sind, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Im Übrigen schließen wir die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) ab. Auf Anfrage stellen wir Ihnen Informationen zu den jeweiligen Garantien zur Verfügung.
3. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1). Gegen die Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2); wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck;
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.
Richten Sie Ihre Anfrage an datenschutz@talenthafen.com. Wir beantworten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.
4. Besuch unserer Website
4.1 Hosting und Server-Logfiles
Unsere Website wird bei Webflow, Inc., 398 11th Street, San Francisco, CA 94103, USA, gehostet. Webflow ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; mit Webflow besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Webflow setzt technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website und den Schutz der Formulare erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
4.2 Cookies und Einwilligungsverwaltung
Wir setzen technisch notwendige Cookies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle nicht notwendigen Cookies und vergleichbaren Technologien (Analyse, Marketing, externe Medien) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über unser Einwilligungs-Banner erteilen und jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen können. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir folgende Dienste ein:
• Google Analytics und Google Tag Manager (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Reichweitenmessung und Analyse der Nutzung unserer Website. Die IP-Adresse wird gekürzt verarbeitet. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Speicherdauer der Analysedaten: 14 Monate.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland): Messung der Wirksamkeit unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram und Bildung von Zielgruppen. Soweit Daten an Meta übermittelt werden, besteht insoweit eine gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO, Controller Addendum). Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Webflow Analytics (Webflow, Inc., siehe 4.1): Statistische Auswertung der Seitenaufrufe.
4.3 Kontaktformular und Terminbuchung
Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. lit. f (Beantwortung von Anfragen). Die Daten speichern wir, bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist; bei Aufnahme einer Geschäftsbeziehung gelten die Fristen nach Abschnitt 6.
Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden über die Formularfunktion von Webflow (siehe 4.1) an uns weitergeleitet und in unserem CRM-System gespeichert.
Für die Buchung von Gesprächsterminen nutzen wir Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Buford, GA 30518, USA; nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Die Terminbuchung ist freiwillig; dabei werden Name, E-Mail-Adresse und die gewählte Uhrzeit verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.4 Eingebundene Inhalte Dritter
Auf einzelnen Seiten binden wir Videos von YouTube (Google Ireland Limited, Dublin) und Vimeo (Vimeo.com, Inc., New York) ein. Die Verbindung zu den Servern der Anbieter wird erst hergestellt, wenn Sie das Video aktivieren bzw. in die Kategorie „externe Medien" eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Google ist DPF-zertifiziert; für Vimeo bestehen Standardvertragsklauseln.
Schriftarten sind lokal auf unserem Webserver eingebunden; beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern von Schriftanbietern hergestellt.
4.5 Social-Media-Verlinkungen
Unsere Website enthält Links zu unseren Profilen bei LinkedIn, Instagram, YouTube und Facebook. Es handelt sich um reine Verlinkungen; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Für die Datenverarbeitung auf den Plattformen selbst gelten die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter; soweit wir Statistiken zu unseren Profilen erhalten, besteht insoweit eine gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) mit dem jeweiligen Anbieter.
5. Kontaktaufnahme mit Unternehmen (Vertrieb)
Wir bieten Unternehmen Dienstleistungen zur Personalgewinnung an. Zu diesem Zweck nehmen wir telefonisch Kontakt zu Unternehmen auf, bei denen wir einen Bedarf an Recruiting-Leistungen erkennen – in der Regel, weil das Unternehmen offene Stellen ausgeschrieben hat.
5.1 Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen
Wir verarbeiten ausschließlich geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpartnern in Unternehmen: Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche Telefonnummer und geschäftliche E-Mail-Adresse sowie Angaben zum Unternehmen (Branche, Größe, Standort, ausgeschriebene Stellen). Die Daten entnehmen wir öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere der Website des Unternehmens, dessen Karriereseite und Stellenausschreibungen sowie Unternehmensregistern.
5.2 Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung dient der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung über Recruiting-Dienstleistungen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Direktansprache von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei der Abwägung berücksichtigen wir, dass wir nur geschäftliche Kontaktdaten von Funktionsträgern verarbeiten, die Ansprache anlassbezogen auf einen vom Unternehmen selbst veröffentlichten Rekrutierungsbedarf erfolgt, die Daten aus öffentlichen Quellen stammen, in denen der Ansprechpartner als Kontakt benannt ist, und dass die angebotene Leistung genau diesen Bedarf betrifft. Wettbewerbsrechtlich erfolgt die telefonische Ansprache im Rahmen von § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG.
5.3 Speicherung, Löschung und Widerspruch
Die Daten werden in unserem CRM-System gespeichert (Close, siehe Abschnitt 8). Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, löschen wir die Daten spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Teilen Sie uns mit, dass Sie keine Kontaktaufnahme wünschen, nehmen wir Sie in eine Sperrliste auf, damit wir Sie nicht erneut ansprechen; die Sperrliste enthält nur die dafür erforderlichen Mindestangaben.
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktansprache jederzeit widersprechen, zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@talenthafen.com oder im Gespräch mit unseren Mitarbeitern. Wir stellen die Ansprache dann umgehend ein.
5.4 Information über die Datenerhebung
Da wir die Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme über die Verarbeitung – durch einen Hinweis in unserer E-Mail-Kommunikation mit Verweis auf diese Datenschutzerklärung (Art. 14 DSGVO).
6. Kunden und Ansprechpartner bei Kunden
Kommt eine Geschäftsbeziehung zustande, verarbeiten wir die Daten der Ansprechpartner unserer Kunden (Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Kommunikation, Vertrags- und Abrechnungsdaten) zur Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten (lit. c). Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Ansprechpartner ehemaliger Kunden sprechen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gelegentlich zu unseren Leistungen an; Sie können dem jederzeit widersprechen (Abschnitt 5.3).
7. Bewerbungen auf Stellen unserer Kunden
7.1 Recruiting-Kampagnen
Wir führen im Auftrag unserer Kunden Recruiting-Kampagnen durch: Wir schalten Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken und betreiben Bewerbungsformulare und Landingpages, über die sich Interessenten auf eine konkrete Stelle bei einem Kunden bewerben können. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist der jeweilige Kunde als Arbeitgeber; wir verarbeiten die Daten in dessen Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG).
Welcher Arbeitgeber die Stelle anbietet, entnehmen Sie der jeweiligen Anzeige bzw. Landingpage. Erhoben werden die für die Bewerbung erforderlichen Angaben, insbesondere Name, Kontaktdaten, Qualifikation und Antworten auf stellenbezogene Fragen. Wir übergeben Ihre Bewerbung an den Arbeitgeber; die weitere Kommunikation führt der Arbeitgeber, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
7.2 Speicherdauer
Bewerbungsdaten aus Kampagnen speichern wir nach Abschluss der Kampagne für sechs Monate, um Rückfragen des Arbeitgebers zu beantworten und Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz abwehren zu können; auf Weisung des Arbeitgebers auch bis zu zwölf Monate. Danach werden die Daten gelöscht, soweit Sie nicht in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben.
7.3 Talentpool (nur mit Ihrer Einwilligung)
Wir können Sie auf Ihren Wunsch in einen Talentpool aufnehmen, um Sie über passende Stellen anderer Arbeitgeber zu informieren, für die wir Recruiting-Kampagnen durchführen. Die Aufnahme erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Bewerbungsformular gesondert erteilen können; ohne diese Einwilligung verwenden wir Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben. Derzeit machen wir von dieser Möglichkeit noch keinen Gebrauch; sobald wir die Einwilligung abfragen, gilt Folgendes. Für den Talentpool sind wir selbst Verantwortlicher. Wir speichern dann Ihre Kontaktdaten, Ihre Qualifikation und Ihre Wunschregion bzw. Wunschtätigkeit und kontaktieren Sie, wenn eine passende Stelle vorliegt. Eine Weitergabe an einen Arbeitgeber erfolgt erst, wenn Sie einer konkreten Stelle zugestimmt haben.
Die Einwilligung gilt für 24 Monate; vor Ablauf fragen wir Sie, ob wir Ihre Daten weiter speichern dürfen. Antworten Sie nicht, löschen wir Ihre Daten. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an datenschutz@talenthafen.com oder über den Abmeldelink in unseren Nachrichten.
8. Eingesetzte Systeme und Dienstleister
Für die genannten Verarbeitungen setzen wir insbesondere folgende Systeme ein (jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung):
• talenthafenOS – unsere eigene Software zur Steuerung von Recruiting-Kampagnen und zur Verwaltung von Bewerbungen; betrieben auf eigener Infrastruktur und bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) auf Servern in Deutschland.
• Close (Elastic Inc., USA) – CRM für Vertrieb und Kundenkommunikation; Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
• Leadtable (Katiba Technology UG, Deutschland) – Bewerbermanagement, bis zur Ablösung durch talenthafenOS.
• Airtable (Airtable, Inc., USA) – Datenbank zur Organisation von Kampagnen- und Bewerberdaten; Standardvertragsklauseln.
• Jotform (Jotform Inc., USA) – Formulare zur Erfassung von Bewerbungen und Kundenangaben; Standardvertragsklauseln.
• Google Workspace (Google Ireland Limited) – E-Mail, Kalender, Dokumente; DPF-zertifiziert.
• Meta Platforms Ireland Limited – Ausspielung von Stellenanzeigen und Erfassung von Bewerbungen über Anzeigenformulare in Facebook und Instagram; die Verarbeitung von Nutzerdaten auf den Plattformen erfolgt in Verantwortung von Meta bzw. in gemeinsamer Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.
• Calendly (Calendly LLC, USA) – Terminbuchung; DPF-zertifiziert.
• Fireflies.ai (Fireflies.ai Corp., USA) – Aufzeichnung und Transkription von Videokonferenzen mit Kunden nach vorheriger Information der Teilnehmer; Standardvertragsklauseln.
• PandaDoc (PandaDoc, Inc., USA) – Erstellung und elektronische Unterzeichnung von Angeboten und Verträgen; DPF-zertifiziert.
• Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg) – Rechnungsstellung.
9. Bewerbungen bei talenthafen
Bewerben Sie sich bei uns selbst, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Nach Abschluss des Verfahrens speichern wir die Unterlagen für sechs Monate zur Abwehr etwaiger Ansprüche und löschen sie dann, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben.
10. Sicherheit und Änderungen
Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Verschlüsselung der Übertragung, Zugriffsbeschränkungen, zentrale Rechteverwaltung und regelmäßige Schulung unserer Mitarbeiter. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern; es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
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